FÓRMULAS LIQUIDACIÓN NÓMINA

La Nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.

El devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.

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TOTAL DEVENGADO = Básico + Comisiones + Horas Extras +

Dominicales + Recargo nocturno + Auxilio de Transporte
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DECRETO NUMERO 2552 DE 2015

30 Dic 2015

Por el cual se fija el salario mínimo legal

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

El salario mínimo 2016 es de: $689.455

El auxilio de transporte 2016 es de: $77.700

Básico. Se obtiene multiplicando el sueldo básico mensual por el número de días trabajados dividido entre 30, así:

Básico = Sueldo Básico x No. de días

                                       30

Auxilio de transporte. Es una ayuda económica que el empleador está obligado a pagar a todo trabajador que devengue hasta dos salarios mínimos legales vigentes. Se liquida así:

Auxilio de transporte = $77.000 x No. días

                                                                30 

Comisiones. Generalmente, el empleador contrata vendedores con un salario básico y un porcentaje sobre las ventas, llamado comisión. En ningún caso el salario básico más la comisión puede ser menor al salario mínimo legal.

Horas extras. Comprende el tiempo trabajado fuera de la jornada ordinaria establecida por la empresa. La jornada diurna está comprendida entre las 6 a.m. y las 10 p.m. y la jornada nocturna entre las 10 p.m. y las 6 a.m. El trabajo extra puede ser diurno, nocturno, o festivo. Se liquida teniendo en cuenta las siguientes fórmulas:

Horas Extras Diurnas (HED) = Sueldo Básico x 1.25 x No. horas

                                                                                        240

Horas Extras Nocturnas (HEN) = Sueldo Básico x 1.75 x No. horas

                                                                                          240

Horas Extras Festivas. Se liquida teniendo en cuenta las siguientes fórmulas:

Horas Extras Diurnas Festivas (HEDF) = Sueldo Básico x 2 x No. horas

                                                                                                           240

Horas Extras Nocturnas Festivas (HENF) = Básico x 2.5 x No. horas

                                                                                                         240

Recargo Nocturno. Se liquida teniendo en cuenta las siguientes fórmulas:

Recargo Nocturno (RN) = Sueldo Básico x 0.35 x No. horas

                                                                              240

Recargo Nocturno Festivo (RNF) = Sueldo Básico x 2.0 x No. horas

                                                                                                240

DEDUCCIONES Y DESCUENTOS

Los valores que están a cargo del trabajador y que se deben descontar del total devengado tenemos:

Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. 

Pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la empresa aporta el 75% (12%)  y el trabajador aporta el restante 25% (4%).  Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). 

Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.

Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.

Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.

Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.

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TOTAL DEDUCCIONES = a la suma de todas deducciones y 

descuentos efectuados al trabajador. 

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NETO A PAGAR = Total devengado - Total deducciones 

CONTRATO DE TRABAJO

El Contrato es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa y diremos que es laboral, cuando además de los elementos de cualquier contrato (capacidad de las partes para contratar, consentimiento, causa lícita, objeto lícito), concurran los elementos esenciales de que trata el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo, que dice:

“Elementos esenciales.
1.    Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales:
d)    La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;
e)    La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de ordenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país; y,
f)    Un salario como retribución del servicio.
2.    Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo, se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen”.

CLASES DE CONTRATOS

En Colombia realmente los contratos de trabajo se clasifican solo en dos clases importantes:

FIJO O DETERMINADO:

En este tipo de contrato las partes acuerdan la duración. No debe ser superior a tres (3) años. Preferiblemente debe hacerse por escrito.

Este mismo contrato es el que se puede utilizar por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por ejemplo para el levantamiento de un edificio.

De la misma forma sirve para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio, como por ejemplo un reemplazo (licencia de maternidad).

INDEFINIDO

Como su nombre lo indica su tiempo no se define. Este contrato es válido si se hace de forma verbal pero preferiblemente debe dejarse una prueba por escrito de la forma de contratación. Por lo regular para llegar a este tipo de contrato muchas personas pasan primero por el contrato a término fijo.

Aunque leí con detenimiento en donde aclaraban que en Colombia existen claramente estas dos formas de contratación investigué un poco más, ya que he escuchado otras formas de contratar a personas naturales que desempeñan cierta labor. Por ejemplo, para los estudiantes que están próximos a cumplir la mayoría de edad o que no tienen experiencia en el mundo laboral existe un contrato llamado:

CONTRATO DE APRENDIZAJE

Es una forma especial de vinculación dentro del derecho laboral, sin subordinación y por un plazo no mayor a dos (2) años en la que una persona natural recibe formación teórica en una entidad autorizada con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que adquiera formación profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad u ocupación dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador con exclusividad en las actividades propias del aprendizaje y el reconocimiento de un apoyo de sostenimiento que garantice el proceso de aprendizaje y el cual, en ningún caso, constituye salario.

FORMATO DE NÓMINA

FORMATO DE NÓMINA

TÉRMINOS DE NÓMINA

TÉRMINOS DE NÓMINA

AFP: son instituciones financieras de carácter previsional, vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, cuyo objeto exclusivo es la administración y manejo de fondos y planes de pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad y de fondos de cesantía. 

Aportes Parafiscales: Toda empresa o unidad productiva que tenga trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo debe hacer un aporte equivalente al 9% de su nómina por concepto de los llamados aportes parafiscales, los cuales se distribuirán de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensación Familiar), 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

ARP: es una entidad legalmente constituida, encargada de realizar la Administración de los Riesgos Profesionales de toda aquella empresa que utilice sus servicios. 

Bonificaciones: en una relación laboral, un trabajador recibe pagos que la ley ha considerado que no constituyen salario. Al ser así, estos pagos no forman parte de la base para el cálculo y pago de Prestaciones sociales, Aportes parafiscales y Seguridad social. 

Cesantías: las cesantías son una prestación social a cargo del empleador y a favor del trabajador que corresponde en un mes de salario por cada año de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio. Tiene como objetivo principal dar un auxilio monetario cuando la persona termine su relación laboral.

Contrato de trabajo: el Contrato es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa y diremos que es laboral, cuando además de los elementos de cualquier contrato (capacidad de las partes para contratar, consentimiento, causa lícita, objeto lícito), concurran los elementos esenciales de que trata el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo.

Devengado: es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, viáticos permanentes. Una vez determinado el valor total que un trabajador ha devengado en un periodo sea quincena o mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. 

Deducciones: son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valores se tienen los aportes a salud y pensión que le corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.

EPS: las Entidades Promotoras de Salud son las entidades responsables de la afiliación y el registro de los afiliados y del recaudo de sus cotizaciones, por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía. Su función básica es organizar y garantizar, directa o indirectamente, la prestación del Plan de Salud Obligatorio. 

Fondo de solidaridad pensional: todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Éste concepto se deduce del total devengado del trabajador.

Horas extras: es el tiempo trabajado por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras.

Incapacidad laboral: se define como incapacidad laboral, la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una enfermedad o un accidente de trabajo. La incapacidad laboral puede presentarse de forma temporal o permanente, y puede ser parcial o total. Una incapacidad permanente conduce necesariamente a la pensión del trabajador. En caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, ocasionada por enfermedad no profesional, el trabajador tiene derecho a que el patrono le pague un auxilio monetario hasta por ciento ochenta (180) días, así: las dos terceras (2/3) partes del salario durante los primeros noventa (90) días, y la mitad del salario por el tiempo restante. (Art. 227 CST). 

Indemnización: el concepto de indemnización está integrado por el daño emergente y el lucro cesante, elementos que  corresponden a sumas de dinero que se deben pagar con el fin de reparar los perjuicios causados al empleado por el incumplimiento del empleador a lo pactado en el contrato, es el caso de la indemnización por la terminación unilateral del contrato sin justa causa, señalada en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo; mientras que las bonificaciones son sumas de dinero que podrán ser reconocidas por parte del empleador, sin que exista una obligación legal, es el caso de las retribuciones del trabajo, desempeño en el cargo y mera liberalidad.

Intereses sobre cesantías: el empleador debe pagar directamente al trabajador intereses sobre las cesantías a una tasa del 12% anual, calculado sobre las cesantías del último año. Este pago se efectúa en enero de cada año.

Jornada laboral: la jornada laboral ordinaria es de máximo 48 horas semanales las cuales pueden ser distribuidas de lunes a viernes proporcionales o de ocho horas de lunes a sábado.

Licencia de maternidad: la trabajadora que haga uso del descanso remunerado en la época del parto tomará las 14 semanas de licencia a que tiene derecho de acuerdo a la ley, la cual puede comenzar dos fecha del parto. Esta licencia es remunerada por el sistema de seguridad social en salud.

La licencia de maternidad se extiende a la madre adoptante del menor de siete años de edad, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor, y también al padre adoptante sin cónyuge o compañera permanente

Licencia de paternidad: el esposo o compañero permanente tendrá derecho a cuatro días hábiles de licencia remunerada de paternidad en caso que sólo el padre esté cotizando al sistema de seguridad social. En el evento en que ambos padres estén cotizando al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se concederán al padre ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. En ambos casos el esposo o compañero permanente deberá haber cotizado más de 100 semanas continuas al Sistema de Seguridad Social. Esta licencia es remunerada por el sistema general de seguridad social en salud.

Neto a pagar: la diferencia entre el total devengado y las deducciones, es lo que se conoce como el neto a pagar, y es lo que efectivamente recibe el trabajador.

Periodo de prueba: “Período de prueba es la etapa inicial del contrato de trabajo que tiene por objeto, por parte del empleador, apreciar las aptitudes del trabajador, y por parte de éste, la conveniencia de las condiciones del trabajo”.

Primas: corresponden a remuneración adicional al salario ordinario, que el empleador paga a sus trabajadores, en forma voluntaria o por convención colectiva, por diversos motivos, como antigüedad, o vacaciones.

Riesgos profesionales: se entiende el riesgo de ocurrencia directa del trabajo o labor desempeñada, así como de la enfermedad que se considere de origen profesional.

Sueldo básico: lo constituye el valor de remuneración básica acordado entre el empleador y el empleado en el contrato de trabajo como compensación por los servicios prestados para un período de tiempo, puede ser semanal, quincenal o mensual.

Salario integral: salario integral cuando el trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, valdrá la estipulación escrita de un salario que además de retribuir el trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y, en general, las que se incluyan en dicha estipulación, excepto las vacaciones.

Salario mínimo: es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en el orden material, moral y cultural.

El Gobierno mediante acuerdo con las principales centrales obreras del país y los gremios empresariales establece anualmente el salario mínimo que las empresas deben pagar a los trabajadores.

Salario ordinario: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones (artículo 127 CST).

Salario en especie: constituye salario en especie toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio, tales como la alimentación, habitación o vestuario que el patrono suministra al trabajador o a su familia, salvo la estipulación prevista en el artículo 15 de esta Ley.

Subsidio de transporte: los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales tienen derecho al pago del auxilio de transporte fijado por el Gobierno Nacional.

Vacaciones: descanso remunerado que paga el empleador al trabajador equivalente a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicio. Es prohibido compensar en dinero las vacaciones. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo podrá autorizar que se pague en dinero hasta la mitad de éstas en casos especiales de perjuicio para la economía nacional o la industria. En todo caso no puede exceder de la mitad de las mismas.

NÓMINA

LA NÓMINA

Se define como el documento en donde se relacionan mes a mes cada uno de los empleados que trabajan para una empresa. También se puede definir como un documento con validez legal que refleja por escrito el salario de los trabajadores.

Partes de la nómina

La nómina está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones.

El devengado, es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.

Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.

Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajar, por ley o autoridad judicial competente. Es común que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador “por la derecha” de sueldo, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la autorización del empleado.

El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador.

Las apropiaciones, son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones).

Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar le mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.

Toda nómina está conformada por estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí, puesto que algunos dependen de los monto del ingreso del empelado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza que no todos los empleados lo tienen.